Workflow in Alfresco

Workflow in Alfresco

Esempio di workflow in Alfresco

 

Workflow è un termine inglese, usato nelle business application che significa “flusso di lavoro”. Quindi un workflow non è altro che una catena di azioni che avvengono su qualcosa per raggiungere uno scopo. Un esempio potrebbe essere: “prima di pubblicare un articolo, questo deve essere approvato dal redattore ed eventualmente tradotto da un traduttore”. Usando un linguaggio un po’ aziendale, ma trasponibile in altri contesti, un workflow esprime delle “regole (o rules) di business “, che possono già esistere nella pratica o che si vogliono promuovere. Ogni settore di attività, o ogni specifica organizzazione, ha delle regole riguardo a come si dovrebbero svolgere i processi di lavoro al suo interno.

Un workflow definisce, per i contenuti ad esso associati:

• Gli stati in cui un contenuto può trovarsi; per esempio: draft, in revisione, pubblicato
• le “transizioni” possibili tra coppie di stati
• i permessi e/o ruoli deve possedere un utente per effettuare la transizione.

Alfresco utilizza gli spazi per organizzare lo storage dei documenti. In Alfresco è possibile creare workflow in base ai propri processi di business. Esiste una vasta lista di regole che si possono invocare, compresa una estrazione automatica di documenti da Microsoft Office e cambiare il livello di sicurezza dei documenti.

Alfresco supporta due tipi di workflows:

semplice (orientato ai contenuti)
avanzato (orientato ai task) che si può progettare usando i plugin jBPM di Eclipse, oppure tramite Activiti.
Il workflow di tipo semplice, è un processo che permette la movimentazione di documenti in vari storage (spazi) di Alfresco.

Il workflow di tipo avanzato, è basato su cicli di approvazione o sull’assegnazione di task “ad hoc“. Questi workflow possono essere avviati a partire dalle action associate ad un documento.

La caratteristica principale dei workflow di Alfresco è la grande flessibilità ed adattabilità alle procedure operative, permettendo all’utente di non cambiare i processi che è abituato a svolgere per adattarsi alla struttura rigida del software; al contrario, Alfresco veste l’organizzazione come un abito di sartoria.